Att fakturera innebär nästan alltid behandling av personuppgifter. Den här guiden sammanfattar vad som gäller enligt GDPR i en faktureringsprocess och hur du arbetar praktiskt med insamling, lagring, radering eller avidentifiering, registerutdrag och personuppgiftsbiträdesavtal. Målet är att du ska kunna fakturera korrekt, effektivt och lagligt utan onödiga integritetsrisker.
Vad räknas som personuppgift i fakturering
Personuppgifter är all information som direkt eller indirekt kan knytas till en levande person. I fakturering förekommer bland annat:
Namn, adress, e-post, telefonnummer
Personnummer eller samordningsnummer
Kontaktpersoner hos företag och enskild firma
Uppgifter i fritextfält, ordernoteringar och bilagor
Utgå från dataminimering. Spara bara det som behövs för ett tydligt syfte och undvik onödiga uppgifter i fritext.
Rättslig grund och information till individen
I fakturering stöds behandling ofta på avtal eller rättslig förpliktelse. Informera alltid den registrerade om:
Vem som är personuppgiftsansvarig
Ändamål med behandlingen och vilka uppgifter som hanteras
Rättslig grund samt hur länge uppgifterna sparas
Om uppgifterna delas med andra aktörer
Hur rättigheter utövas, till exempel rätt till registerutdrag
Samtycke är sällan rätt grund för fakturering. Använd det bara när det är frivilligt och specifikt, till exempel för nyhetsbrev.
Insamling - gör rätt från början
Begränsa vilka fält som måste fyllas i vid kundregistrering
Använd separata fält för personuppgifter och undvik känslig info i fritext
Sätt valideringsregler som hindrar personuppgifter i kommentarer
Logga källa och tidpunkt för insamling
Transparens och registerutdrag
Den registrerade har rätt att få veta vilka uppgifter som finns och få en kopia. Praktiskt genomförande:
Ta fram uppgifterna ur kund, leverantör och fakturaregister
Glöm inte bilagor, fritextfält och anteckningar
Bekräfta identiteten innan utlämning och dokumentera utlämnandet
Leverera säkert, till exempel via krypterad länk med tidsbegränsning
Lagring och bevarandetider
Spara inte personuppgifter längre än nödvändigt för ändamålet. Tänk på att bokföringslagens krav gäller för underlag som påverkar redovisningen. I Sverige innebär det normalt sju år från utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Dokumentera undantag och motiveringar.
Radera eller avidentifiera
När ändamålet är uppfyllt ska uppgifterna tas bort. Om juridiska krav hindrar radering av exempelvis en faktura kan du avidentifiera delar som inte behövs:
Ta bort eller maska kontaktpersonens namn och personnummer i kopior som inte är bokföringspliktiga
Ersätt personliga fält med neutrala värden när systemet kräver obligatoriska fält
Ta bort onödiga bilagor som råkar innehålla personuppgifter
Viktigt: avidentifiering ska vara oåterkallelig i den version som delas vidare eller används för andra ändamål än bokföring.
Export och lokala kopior
Begränsa vem som får exportera register
Kryptera filer och använd skyddade lagringsytor
Tillämpa tidsgränser och gallring för exporterade listor
Undvik att lagra personuppgifter i okontrollerade kalkylblad
Personuppgiftsbiträdesavtal
Delar du personuppgifter med leverantörer som behandlar uppgifterna åt dig krävs personuppgiftsbiträdesavtal. Säkerställ att avtalet reglerar:
Behandlingsändamål och kategorier av uppgifter
Säkerhetsåtgärder, incidentrapportering och underbiträden
Plats för lagring samt överföringar utanför EU
Radering eller återlämning av data efter avslutat uppdrag
Tekniska och organisatoriska kontroller
Rollbaserad åtkomst och principen minsta möjliga behörighet
Loggning av visningar, exporter och ändringar
Automatiska regler som varnar för personuppgifter i fritext
Versionsstyrda rutiner för radering och avidentifiering
Snabb checklista
Definiera syfte och rättslig grund för varje uppgiftskategori
Dokumentera vilken data som finns var och hur länge den sparas
Sätt upp en process för registerutdrag och rättelse
Aktivera loggning, åtkomstkontroller och exportpolicy
Inför radering eller avidentifiering när ändamålet är uppnått
Teckna och granska personuppgiftsbiträdesavtal
Hur vår tjänst hjälper dig
Vi automatiserar avidentifiering, maskning och pseudonymisering av personuppgifter i kundregister, fakturor, bilagor och fritext. Det gör att du kan dela underlag för support, analys och arkiv utan att exponera onödig identitet. Funktioner:
Regelstyrd borttagning av namn, personnummer och kontaktuppgifter
Pseudonymer som bevarar sammanhang internt utan att röja identitet externt
Loggning och rollstyrd åtkomst till eventuell kopplingsnyckel
Profiler som skiljer mellan bokföringspliktiga original och delningskopior
Vanliga frågor
Måste jag radera själva fakturan om kunden begär radering
Nej, inte om bokföringslagen kräver bevarande. Hantera då begäran genom att begränsa behandling, och använd avidentifierade delningskopior för andra ändamål än redovisning.
Får jag spara kontaktpersonens mobilnummer
Ja, om det behövs för affären och du har informerat om ändamålet. Spara inte fler uppgifter än nödvändigt och gallra när relationen upphör.
Hur undviker jag personuppgifter i fritext
Inför policy, lägg till fältvalidering och utbilda användare. Använd automatiserad skanning och maskning av fritext vid export och delning.
Avidentifiera