För varje kommun är utlämnande av handlingar en daglig, lagstadgad och kritisk process. Offentlighetsprincipen kräver öppenhet, samtidigt som GDPR och strikt Dataskydd kräver att kommunen skyddar individens integritet. För kommuner som hanterar stora mängder PDF och andra dokument blir det ofta en pressad balansgång där skyndsamhet, sekretessprövning och kvalitet måste hålla – varje gång.
Med vår specialanpassade Maskeringstjänst kan kommuner automatisera arbetet med maskering (masking) och ta bort personuppgifter – snabbt, rättssäkert och anpassat för offentlig sektor. Resultatet: tryggare utlämnande av allmänna handlingar, mindre manuellt letande och jämnare kvalitet i hela kommunen.
Kommunens vardag: registratorer, handläggare och arkiv som måste leverera skyndsamt
I kommuner över hela Sverige tar registratorer, handläggare och arkivarier emot begäran om utlämnande. Det kan handla om allt från protokoll och beslutsunderlag till omfattande nämndärenden, bygglovshandlingar och korrespondens. Oavsett dokumenttyp behöver kommunen säkerställa att inga skyddsvärda uppgifter läcker ut, samtidigt som utlämnandet ska ske skyndsamt.
Det är här många kommuner fastnar. När volymerna ökar blir manuell hantering en flaskhals – både för registraturens flöden och för verksamheterna som producerar materialet. Kommunen behöver därför ett arbetssätt som skalar, håller över tid och fungerar lika bra i liten kommun som i stora kommuner.
Kommunens utmaning: dataskydd och GDPR i varje PDF och dokument
När en begäran inkommer till kommunen startar klockan. Utlämnandet ska ske snabbt, men kommunen måste samtidigt göra en noggrann sekretessprövning och säkerställa att personuppgifter inte lämnas ut av misstag. För kommuner innebär detta ofta att hundratals sidor måste granskas rad för rad i PDF, bilagor och långa ärendeakter.
Särskilt inom socialtjänst och HR är dokumenten fyllda av känslig information. Ett missat namn i en e-posttråd, ett personnummer i en bilaga eller en adress i en sidfot kan leda till en personuppgiftsincident och skada både individen och kommunens förtroende. För kommunen är dataskydd inte bara teknik – det är en del av rättssäkerheten.
Varför manuell maskering inte längre håller i kommuner
Den traditionella metoden där kommunen maskerar manuellt med tuschpenna, enklare redigeringsprogram eller tidskrävande “svarta rutor” är inte längre hållbar. För kommuner innebär det höga kostnader, ojämn kvalitet och en ständig risk att något missas när arbetsbelastningen är hög.
Många kommuner upplever samtidigt att befintliga verktyg inte räcker till när materialet blir rörigt: inskannade handlingar, bilagor, tabeller, handskrivna noteringar, fotnoter och långa protokoll. Kommunen behöver därför en lösning som klarar verkliga dokument – inte bara välformaterad text.
Vår lösning: en Maskeringstjänst byggd för svenska kommuner
Vi har utvecklat en Maskeringstjänst som förstår den kommunala vardagen. Tjänsten är designad för kommuner som behöver ett tryggt stöd vid utlämnande: den hittar relevanta uppgifter snabbt, föreslår maskering och ger kommunen en tydlig överblick – men låter alltid handläggaren ha sista ordet.
Det gör processen enkel att införa i kommunen: registratorn får snabbare flöde, juristen får bättre underlag för sekretessprövning, och verksamheten får en mer enhetlig rutin. Kommunen får helt enkelt en modern maskeringsprocess som passar offentlig sektor.
Automatisk identifiering: uppgifter som kommunen ofta måste skydda
För att minska manuellt letande i kommunen identifierar tjänsten automatiskt vanliga personuppgifter med hög precision. Systemet hittar bland annat:
Namn i löptext, protokoll, beslut och underlag.
Personnummer och samordningsnummer i flera varianter och format.
Kontaktuppgifter som adress, telefonnummer och e-post, även när de ligger “gömda” i bilagor, signaturer eller röriga dokumentflöden.
Det här är särskilt värdefullt i kommuner där socialtjänst, nämndprocesser och HR producerar mycket material som ofta begärs ut. Kommunen får ett snabbare och säkrare utlämnande utan att behöva läsa allt med “misstänksam blick” för att hitta det som kan ha missats.
Anpassad logik: kommunens diarienummer, fastighetsbeteckningar och interna koder
Alla kommuner har lokala varianter. Vissa kommuner behöver även maskera särskilda diarienummer, fastighetsbeteckningar eller interna koder som kan kopplas till individ eller känsligt ärende. Därför kan vi anpassa logiken så att kommunen får ett resultat som matchar era riktlinjer och era dokumenttyper.
Det gör att kommunen kan standardisera maskering över förvaltningar och arbetssätt, även när dokumenten kommer från olika system för ärendehantering, diarieföring och dokumenthantering.
Komplexa format: inskannade PDF:er, bilagor och OCR
Kommuner hanterar ofta material som inte är “perfekt digitalt”. Insända bilagor, skannade handlingar, äldre underlag och dokument med blandad struktur är vanliga. Därför har tjänsten stöd för att hantera inskannade dokument med hjälp av OCR, så att kommunen inte fastnar i manuella moment bara för att underlaget är svårtolkat.
Det är i de här svåra dokumenten som kommuner ofta tappar tid – och där risken för missar blir som störst. Vår Maskeringstjänst är byggd för att klara verkligheten i kommunen, inte bara idealfall.
Permanent borttagning: inte bara “dölja”, utan faktiskt ta bort personuppgifter
Kommunen behöver kunna lita på att personuppgifter inte går att återskapa i efterhand. Därför är målet inte bara att “lägga en ruta ovanpå text”, utan att skapa en säker version av dokumentet där uppgifterna hanteras korrekt för utlämnande. Kommuner får en färdig maskerad PDF eller ett dokument som är redo att lämnas ut, med bibehållen läsbarhet och professionellt resultat.
Säkrare än generativ AI: konsekvent resultat och trygg hantering för kommunen
Det talas mycket om generella AI-verktyg, men kommuner som hanterar känslig information kan inte leva med osäkerhet, inkonsekvens eller otydliga dataflöden. För en kommun är det avgörande att processen är stabil och förutsägbar vid myndighetsutövning.
Vår lösning är precisionssäker och konsekvent: kommunen får samma resultat varje gång samma dokument bearbetas. Kommunen får dessutom ett arbetssätt där dataskydd är inbyggt, och där dokumenthanteringen sker i kontrollerade former – utan att kommunen behöver kompromissa med integritet eller informationssäkerhet.
Testa skillnaden: skapa ett testkonto för din kommun
Vi vet att kommuner vill se skillnaden i praktiken. Därför kan ni enkelt skapa ett testkonto och prova själva. Ladda upp ett typiskt underlag från kommunen – till exempel ett protokoll, ett nämndunderlag eller ett testdokument från socialtjänst eller HR – och jämför med er nuvarande process.
Kommuner som gör den jämförelsen brukar snabbt se vad som saknats: mer konsekvent maskering, snabbare hantering av PDF och dokument, och tryggare utlämnande av handlingar. Vill ni vill kan vi även visa tjänsten i en kort demo anpassad för just er kommun och era dokumentflöden.